Reglas de autocategorización

El gasto recurrente que pasa por el banco —suscripciones, comisiones, suministros, cuotas— llega cada mes con la misma descripción pero sin una factura que lo identifique. Las reglas de autocategorización clasifican esos movimientos solas: defines una condición sobre el texto del movimiento y, cuando se cumple, Aikount le asigna la categoría / cuenta que indiques. Es el mismo enfoque de reglas que popularizó Firefly.

Cómo funcionan#

Una regla tiene dos partes:

• Condición sobre la descripción del movimiento bancario: contiene un texto, con opción de varias alternativas (contiene X o Y).
• Acción: la categoría de gasto (y, por tanto, la cuenta del grupo 6) a la que se debe imputar el movimiento.

Las reglas se gestionan por categoría: creas la regla dentro de la categoría de destino, de modo que "esta categoría se rellena con los movimientos que cumplan estas condiciones".

Una regla puede abarcar varias cuentas bancarias a la vez. Si el mismo cargo puede aparecer en distintos bancos o tesorerías, no necesitas duplicar la regla: una sola cubre todas.

Ejemplo#

Una suscripción cuyo cargo siempre incluye el mismo texto en el extracto:

• Condición: la descripción contiene NETFLIX o NFLX.
• Categoría de destino: Software y suscripciones (por ejemplo, cuenta 629).
• Alcance: todas tus tesorerías, o solo la cuenta por la que se cobra.

A partir de ahí, cada cargo mensual cuyo texto contenga NETFLIX o NFLX se categoriza solo, sin que tengas que tocarlo. Otro caso típico son las comisiones de un proveedor de pago: una regla con COMISION o FEE las manda a su cuenta de servicios bancarios.

Cuándo usarlas (y cuándo no)#

• Úsalas para gasto repetitivo y reconocible por su descripción: suscripciones, cuotas, comisiones, suministros.
• No las necesitas para gastos con factura: esos ya los categoriza el agente al leer el PDF en Compras. Las reglas son para los movimientos que no nacen de una factura tuya.

Relación con los movimientos#

Las reglas actúan sobre los movimientos bancarios: revisa Movimientos bancarios para ver de dónde salen esos cargos y cómo se listan por tesorería. Cuando un movimiento sí corresponde a una factura o gasto concreto, lo que quieres no es una regla de categoría sino enlazarlo con su documento: eso es la conciliación.

Consejo: parte de una lista corta de categorías bien definidas (Categorías de gasto) y añade reglas solo para el gasto que se repite mes a mes. Reglas simples y pocas categorías aciertan más que muchas reglas solapadas.