Plantilla de factura gratis: Excel con fórmulas, Word y PDF

Qué trae la plantilla de factura en Excel

La hoja «Factura» tiene en amarillo lo que rellenas tú: número y serie, fechas, tus datos, los del cliente y hasta 15 líneas de conceptos. Por cada línea pones cantidad, precio sin IVA, descuento y tipo de IVA en un desplegable. El resto son fórmulas:

• Base de cada línea: cantidad × precio × (1 − descuento), redondeada al céntimo.
• Desglose por tipo de IVA (21, 10, 4 y 0 %): base y cuota de cada tipo por separado, como pide el artículo 6.2 del Reglamento de facturación cuando hay varios tipos.
• Retención de IRPF con desplegable: 0, 7, 15 o 19 %, calculada sobre la base imponible.
• Total a pagar: base + IVA − retención.
• Una casilla para el motivo cuando una línea va sin IVA, y otra para la forma de pago.
• No trae recargo de equivalencia ni IGIC o IPSI. Para eso usa el generador de facturas, que sí los calcula.

Datos obligatorios de una factura

El artículo 6.1 del Real Decreto 1619/2012 fija lo que debe llevar toda factura completa. Si falta alguno, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA:

• Número y, si usas series, la serie. Dentro de cada serie la numeración es correlativa.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que hiciste la operación o cobraste el anticipo.
• Nombre y apellidos o razón social completa, tuyos y del cliente.
• Tu NIF y el del cliente. En las operaciones hechas en España por un emisor establecido aquí, el NIF del destinatario es obligatorio.
• Domicilio tuyo y del cliente.
• Descripción de lo que vendes o el servicio que prestas, con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya en ese precio.
• Tipo de IVA aplicado y cuota de IVA, por separado. Con varios tipos, la base de cada uno desglosada.
• Si la operación está exenta, el artículo de la Ley del IVA o de la Directiva que lo justifica, o la indicación de que está exenta.
• Las menciones especiales que toquen: «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja», «facturación por el destinatario» y las de los regímenes de agencias de viajes y bienes usados.

Cómo hacer una factura paso a paso

Con la plantilla o con el generador, el orden es el mismo:

• Pon el número siguiente de tu serie. No lo repitas ni dejes huecos.
• Escribe la fecha de hoy y, si el trabajo o la entrega fue otro día, esa fecha también.
• Rellena tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Añade una línea por concepto con cantidad, precio sin IVA y tipo de IVA.
• Si eres profesional y el cliente es una empresa o un autónomo, aplica la retención de IRPF que te toque.
• Revisa el total y envía la factura. A un cliente empresario tienes que expedírsela antes del día 16 del mes siguiente a la operación; a un particular, en el momento (art. 11 RD 1619/2012).
• Guarda una copia: la necesitas para tus libros, el 303 y el 130.

Numeración y series de factura

El reglamento solo exige que dentro de cada serie los números vayan seguidos, sin saltos ni repeticiones. Puedes tener varias series cuando haya motivo, por ejemplo una por establecimiento o por tipo de operación. Mucha gente usa el año como serie (2026-001, 2026-002...), lo que hace fácil ver que no falta ninguna.

• Las facturas rectificativas van siempre en una serie propia (art. 6.1.a RD 1619/2012). Más en la guía de factura rectificativa.
• Si en el mismo año emites facturas completas y facturas simplificadas, cada tipo va en su serie (art. 7.1.a).
• Las facturas proforma no son facturas y no entran en tu serie. Ver factura proforma.
• Una factura emitida no se borra ni se cambia de número: si tiene un error, se corrige con una rectificativa.

Plantilla de factura para autónomo con IRPF

Si tu actividad es profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente tiene que retenerte IRPF (art. 76 del Reglamento del IRPF). A un particular no se le aplica retención. Los porcentajes salen del artículo 101 de la Ley del IRPF y del artículo 95 de su reglamento:

• 15 %: lo general para actividades profesionales.
• 7 %: el año en que empiezas y los dos siguientes, si el año anterior no ejerciste ninguna actividad profesional. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente.
• 19 %: si lo que facturas es el alquiler de un local u otro inmueble urbano.
• Ejemplo: 1.000 € de base, 210 € de IVA al 21 % y 150 € de retención al 15 %. El cliente te paga 1.060 € e ingresa los 150 € en Hacienda por ti. Puedes comprobarlo con la calculadora de IVA e IRPF.

Factura sin IVA: cuándo se puede

Una factura solo va sin IVA cuando la ley lo dice, y entonces tiene que explicar por qué (art. 6.1.j y 6.1.m RD 1619/2012). En la Ley del IVA no hay un mínimo de facturación por debajo del cual no se cobre IVA: facturar poco no te libra. Los casos más habituales:

• Operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, por ejemplo la asistencia sanitaria de médicos, psicólogos y otros profesionales sanitarios (20.Uno.3.º), las clases particulares de materias de los planes de estudio dadas por personas físicas (20.Uno.10.º) o el alquiler de vivienda (20.Uno.23.º). En la factura pones «Operación exenta de IVA, art. 20.Uno.3.º Ley 37/1992» o el apartado que corresponda.
• Servicios a una empresa de otro país de la UE que, por las reglas de localización, tributan allí: la factura lleva el NIF-IVA del cliente y la mención «inversión del sujeto pasivo». Comprueba ese NIF en el comprobador VIES.
• Entregas de bienes a empresas de otro país de la UE (exentas por el artículo 25 de la Ley del IVA), también con el NIF-IVA del cliente.
• Algunas operaciones exentas ni siquiera obligan a hacer factura (art. 3 RD 1619/2012), pero la sanitaria del 20.Uno.3.º sí. Si la haces, pon siempre la mención.
• En la plantilla de Excel elige 0 % en esas líneas y escribe el motivo en la casilla de debajo de los conceptos.

Factura simplificada (el antiguo ticket)

Si vendes a particulares en una tienda, un bar o una peluquería, puedes hacer factura simplificada: hasta 400 € con IVA en cualquier actividad y hasta 3.000 € en las que enumera el artículo 4 del reglamento. Lleva menos datos, pero tiene su propia serie y no vale para todo. Lo tienes explicado en la guía de factura simplificada.

¿Vale una plantilla de Excel o Word con VERI*FACTU?

Sí, si solo la usas para escribir, imprimir y guardar tus facturas. La AEAT dice en sus preguntas frecuentes sobre el ámbito del reglamento que un procesador de textos o una hoja de cálculo usados solo para eso no son un sistema informático de facturación. Esta plantilla calcula los importes de la factura, pero no lleva macros ni genera libros registro. Cambia si la hoja empieza a sacarte el libro de facturas expedidas o la contabilidad: entonces sí sería un sistema de facturación y tendría que cumplir el reglamento.

• Las facturas hechas con un programa de facturación tienen que llevar un código QR y, si el programa envía los registros a la AEAT, la leyenda «VERI*FACTU» (art. 6.5 RD 1619/2012).
• Fechas legales hoy, según el Real Decreto-ley 15/2025: antes del 1 de enero de 2027 para las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que quiere aplazarlo a octubre de 2028, pero a 28 de octubre de 2026 no está publicado en el BOE. Detalle en qué es VERI*FACTU.
• Si facturas a menudo, un programa te ahorra la numeración a mano y los errores de copiar y pegar. Tienes opciones gratis comparadas en programa de facturación Verifactu gratis.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Las que emites y las que recibes. El artículo 19 del Reglamento de facturación remite al plazo de la Ley General Tributaria: Hacienda puede revisar durante 4 años contados desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración (arts. 66 y 67 LGT). Además, el artículo 30 del Código de Comercio pide a los empresarios conservar la documentación de su negocio 6 años. Guárdalas ordenadas y sin modificar.

Normativa consultada

Textos vigentes comprobados el 28 de octubre de 2026:

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (arts. 3, 4, 6, 7, 11 y 19), BOE
• Ley 37/1992 del IVA (arts. 20, 25, 90 y 91), BOE
• Ley 35/2006 del IRPF (art. 101), BOE
• Reglamento del IRPF, RD 439/2007 (arts. 76, 95 y 100), BOE
• Ley 58/2003 General Tributaria (arts. 66, 67 y 70), BOE
• Código de Comercio (art. 30), BOE
• Real Decreto 1007/2023, reglamento VERI*FACTU (disposición final 4.ª), BOE
• Preguntas frecuentes de la AEAT sobre el ámbito de VERI*FACTU (hojas de cálculo y procesadores de texto)
• Nota informativa del Ministerio de Hacienda sobre el aplazamiento anunciado (5 de octubre de 2026)