Guía · Contabilidad para ecommerce
Contabilidad para ecommerce: cómo conciliar ventas y stock, pasarelas y banco
Vender online obliga a cuadrar pedidos, unidades, pasarelas y payouts netos antes de llegar al banco. Esta guía explica cómo conciliar esas cuatro fuentes, cómo integrar Shopify o WooCommerce con la contabilidad y cómo ordenar comisiones, devoluciones e IVA.
Por Víctor Cavero, fundador de Aikount
Actualizado:
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La conciliación de un ecommerce no consiste en comparar la facturación con el ingreso del banco. Primero hay que cuadrar los pedidos cobrados con las unidades que salen del stock; después, las ventas brutas con la pasarela; y, por último, cada payout neto con el banco. Este es el método para localizar el descuadre en lugar de taparlo con un ajuste.
Concilia los payouts de Stripe y PayPal con tu banco
Conecta Stripe o PayPal a Aikount: desglosa cada payout en sus cobros y comisiones, lo casa con el ingreso del banco y deja el IVA listo para el modelo 303. Las facturas de tu tienda las importas desde un CSV.
Cómo conciliar ventas y stock en ecommerce
Trabaja con el mismo periodo y usa el pedido cobrado como unidad de control. Cada pedido confirmado debe aparecer como venta y generar su movimiento de inventario; los cancelados no deben reducir stock y las devoluciones deben quedar identificadas. Después concilia el importe, porque las unidades pueden cuadrar aunque comisiones, descuentos o gastos de envío provoquen diferencias de euros.
| Fuente | Qué debe cuadrar | Descuadre típico |
|---|---|---|
| Tienda | Pedidos cobrados, cancelados y devueltos | Pedido duplicado o cambio de estado tardío |
| Stock | Unidades vendidas por SKU y movimientos de inventario | Devolución no repuesta, merma o ajuste manual |
| Pasarela | Ventas brutas, comisiones, reembolsos y contracargos | Cobro incluido en un payout posterior |
| Banco | Payouts netos recibidos | Ingreso agrupado o pendiente de liquidación |
- Exporta pedidos y movimientos de stock para las mismas fechas y compara por SKU, no solo por importe.
- Separa cancelaciones, devoluciones y mermas: cada causa necesita un movimiento distinto.
- No fuerces el stock para que coincida con el banco: concilia primero unidades y luego euros.
Qué incluye la contabilidad de un ecommerce
La contabilidad para ecommerce es la de cualquier negocio (facturas emitidas, gastos, IVA y banco) con tres capas más: pedidos que entran por la tienda, cobros que pasan por una pasarela antes de llegar al banco y un stock que tiene que cuadrar con lo vendido. Si llevas cada capa por separado y las concilias en orden, el cierre del trimestre sale sin ajustes a ojo.
- Ventas: una factura (o factura simplificada) por pedido, registrada por fecha de venta y con su base e IVA.
- Cobros: lo que la pasarela ha cobrado, sus comisiones, reembolsos y el payout neto que llega al banco.
- Stock y coste: unidades vendidas por SKU y coste de la mercancía, para saber el margen real.
- Impuestos: IVA en el modelo 303 y, si vendes a particulares de otros países de la UE por encima del umbral, en la ventanilla única (OSS).
Conciliar ventas, pasarelas de pago y banco
Tu tienda (Shopify, WooCommerce, PrestaShop) gestiona el catálogo y los pedidos, pero quien mueve el dinero es la pasarela de pago. La pasarela acumula los cobros, descuenta su comisión y los reembolsos y te transfiere un payout neto. Por eso el ingreso del banco nunca coincide con tus ventas brutas, y conciliar el banco directamente contra las facturas no cuadra.
- Registra las ventas brutas (base + IVA) por fecha de venta, no por fecha de payout.
- Usa una cuenta puente por cada pasarela: los cobros entran en ella y cada payout la salda contra el banco.
- Casa cada payout con los cobros, comisiones y devoluciones que lo forman; lo que no cuadre suele ser un cobro que entra en el payout siguiente.
- El payout neto solo sirve para conciliar, no para calcular ingresos.
Cómo integrar Shopify o WooCommerce con la contabilidad
Integrar la tienda con la contabilidad es unir tres flujos: los pedidos (que son tus ventas), los cobros de la pasarela y el banco. La forma cambia según cómo cobres. Si cobras con Stripe o PayPal (lo habitual en WooCommerce, y posible en Shopify con una pasarela externa), conectas esa cuenta a Aikount y se importan cobros, comisiones y payouts. Si cobras con Shopify Payments, el payout llega al banco y lo concilias con el informe de pagos de Shopify. En los dos casos las facturas de la tienda se importan desde el CSV que exporta la propia tienda. Aikount no tiene hoy un conector directo con Shopify ni con WooCommerce.
- Shopify: diferencias entre Shopify Payments y una pasarela externa, transaction fees y payouts. Lo tienes en contabilidad para Shopify.
- WooCommerce: el plugin no cobra, cobra tu pasarela (Stripe, PayPal o Redsys) y la conciliación depende de ella. Lo tienes en contabilidad para WooCommerce.
- Exporta los pedidos o facturas de la tienda por meses y comprueba que el número de factura es único: así una segunda importación no duplica ventas.
- Conecta el banco (o importa sus movimientos) para cerrar la cadena pedido, cobro, payout e ingreso.
El IVA del ecommerce: 303, OSS y tipos
El IVA es donde más se complica el ecommerce, porque depende de quién y dónde compra. Las ventas a particulares en España llevan el tipo nacional; las ventas a consumidores de la UE pueden cambiar de régimen.
- Ventas a particulares en España: IVA al 21 % (o 10 % o 4 % según el producto).
- Ventas a particulares de otros países de la UE: mientras el total de esas ventas (y de servicios electrónicos a consumidores de la UE) no supere 10.000 € al año, sin IVA, en el año anterior ni en el actual, llevan IVA español; por encima, el IVA del país del cliente, que se declara en la ventanilla única (OSS) (art. 73 de la Ley del IVA).
- Ventas fuera de la UE: normalmente son exportaciones exentas de IVA español.
- Las ventas con IVA español van al modelo 303; las del OSS se declaran aparte.
Comisiones, devoluciones y envíos
Más allá de las ventas, un ecommerce arrastra costes que hay que contabilizar bien: las comisiones de la pasarela, las devoluciones y los gastos de envío y embalaje.
- Comisión de pasarela: gasto deducible. Si la pasarela factura desde otro país de la UE, la factura llega sin IVA español; si se declara como servicio exento o con inversión del sujeto pasivo depende de cómo encaje en la exención financiera (art. 20.Uno.18.º de la Ley del IVA), así que confírmalo con tu asesor.
- Devoluciones y contracargos: reducen la base y el IVA de la venta con una factura rectificativa.
- Gastos de envío y embalaje: gasto deducible asociado a la venta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se lleva la contabilidad de un ecommerce?
Con una factura por pedido registrada por fecha de venta, los cobros de cada pasarela en su propia cuenta puente, cada payout casado con el ingreso del banco y el stock conciliado por SKU con las unidades vendidas. El IVA va al modelo 303 y, si vendes a particulares de la UE por encima de 10.000 € al año, al OSS.
¿Cómo integro Shopify con mi contabilidad?
Exporta los pedidos o facturas de Shopify en CSV e impórtalos como ventas, y concilia los payouts con el banco usando el informe de pagos de Shopify. Si cobras con una pasarela externa como Stripe o PayPal, conecta esa cuenta para traer cobros, comisiones y payouts. Aikount no tiene un conector directo con Shopify.
¿Cómo concilio las ventas con el stock?
Con el mismo periodo en la tienda y en el inventario, comparando por SKU: cada pedido cobrado debe tener su salida de stock, los cancelados no deben restar unidades y las devoluciones deben volver al almacén o quedar como merma. Después concilias los euros con la pasarela y el banco.
¿Cómo declaro las ventas de mi ecommerce?
Declaras las ventas brutas (base + IVA) por fecha de venta en el Modelo 303, no el payout neto que recibes de la pasarela. Las comisiones se contabilizan aparte como gasto.
¿Qué IVA aplico si vendo a clientes de otros países de la UE?
Mientras tus ventas a particulares de otros países de la UE (sumadas a los servicios electrónicos a consumidores de la UE) no superen 10.000 € al año sin IVA, en el año anterior ni en el actual, aplicas IVA español. Por encima, repercutes el IVA del país del cliente y lo declaras en la ventanilla única (OSS). Es el art. 73 de la Ley del IVA.
¿Las comisiones de la pasarela son deducibles?
Sí, son un gasto deducible. Si la pasarela factura desde otro país de la UE (Stripe, por ejemplo, desde Irlanda), la factura llega sin IVA español. Si esa comisión es un servicio financiero exento o un servicio sujeto con inversión del sujeto pasivo depende del servicio concreto (art. 20.Uno.18.º de la Ley del IVA), así que confírmalo con tu asesor antes de declararla.
¿Necesito un módulo de stock para llevar la contabilidad?
Para el IVA y el Modelo 303 no, pero sí conviene controlar el coste de las mercancías vendidas para conocer tu margen real. En Holded el inventario es un módulo de pago; valora si lo necesitas.